Der Aufbau in sechs Teilen
Betreff
Konkret, kurz, mit dem Kern des Anliegens – der Empfänger entscheidet daran, wann er liest. Terminbestätigung 14.03., 10 Uhr statt Frage; Rechnung 2026-0417 – Bitte um Korrektur statt Rechnung. Bei Antworten den Betreff nicht ändern, damit der Verlauf zusammenbleibt.
Anrede
Sehr geehrte Frau Weber, / Sehr geehrter Herr Dr. Kaya, für den Erstkontakt und nach außen; Guten Tag Frau Weber, als neutrale, moderne Form; Liebe Frau Weber, bei gutem Kontakt; Hallo Herr Weber, intern und locker. Nach der Anrede ein Komma, dann eine Leerzeile, dann klein weiter.
Einstieg mit Bezug
Ein Satz, der die Verbindung herstellt: vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. – wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen … – ich beziehe mich auf Ihr Angebot vom … – bei unserem Gespräch am Montag haben wir vereinbart, dass … Kein Ich hoffe, es geht Ihnen gut – das ist eine Übersetzung aus dem Englischen und wirkt im deutschen Geschäftskontakt fremd.
Das Anliegen
Ein Anliegen pro E-Mail, in kurzen Absätzen, bei mehreren Punkten als Aufzählung. Was Sie wollen, steht klar da: Ich bitte Sie, mir die Unterlagen bis Freitag zuzusenden. Höflich durch Konjunktiv II, nicht durch Umwege: Könnten Sie mir bitte …?
Schluss
Ein Satz, der sagt, was als Nächstes passiert: Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. – Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. – Vielen Dank im Voraus. – Bitte geben Sie mir bis Mittwoch Bescheid.
Gruß und Signatur
Mit freundlichen Grüßen – ohne Komma danach, dann Leerzeile, dann Name. Varianten: Freundliche Grüße (neutral), Beste Grüße (bei gutem Kontakt), Viele Grüße (intern). Die Signatur mit Name, Position, Firma, Telefon; bei Firmen-E-Mails ist sie meist vorgegeben.
Welches Register? – von Sehr geehrte bis Hallo
| Situation | Anrede | Gruß | Ton |
|---|---|---|---|
| Erstkontakt, Behörde, Bewerbung, Beschwerde | Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …, / Sehr geehrte Damen und Herren, | Mit freundlichen Grüßen | Formell, vollständige Sätze, kein Smalltalk |
| Kunden und Partner, laufender Kontakt | Guten Tag Frau …, / Sehr geehrte Frau …, | Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße | Formell-freundlich; Guten Tag ist heute in vielen Branchen Standard |
| Bekannte Geschäftspartner | Liebe Frau …, / Lieber Herr …, | Beste Grüße / Herzliche Grüße | Persönlich, aber weiter Sie |
| Kollegen intern | Hallo Frau …, / Hallo Thomas, / Liebe Kolleginnen und Kollegen, | Viele Grüße / Beste Grüße / VG (nur intern) | Locker, kurz; ob du oder Sie, entscheidet die Firmenkultur |
Wenn Sie nicht wissen, ob die Firma duzt: Sie und Guten Tag sind nie falsch; das du bietet die andere Seite an. Die Regeln dazu stehen unter Du oder Sie?. Bei unbekanntem Geschlecht oder Namen: Sehr geehrte Damen und Herren oder Guten Tag ohne Namen. Akademische Titel (Dr., Prof.) gehören in die Anrede, Berufsbezeichnungen nicht.
Formulierungen für die häufigsten Anlässe
| Anlass | Formulierungen |
|---|---|
| Anfrage | Ich interessiere mich für … und bitte um ein Angebot. – Könnten Sie mir mitteilen, ob … / bis wann … / zu welchen Konditionen …? – Ich hätte folgende Fragen: … – Wir benötigen … bis zum … Ist das möglich? |
| Termin vereinbaren | Ich möchte gern einen Termin mit Ihnen vereinbaren. Passt Ihnen Dienstag, der 14. März, um 10 Uhr? – Bitte schlagen Sie mir zwei bis drei Termine vor. – Ich bestätige unseren Termin am … um … in … |
| Termin verschieben / absagen | Leider muss ich unseren Termin am … verschieben. Wäre der … um … für Sie möglich? – Aus terminlichen Gründen kann ich am … nicht teilnehmen. Ich bitte um Verständnis. – Können wir einen Ersatztermin finden? |
| Zusage / Absage | Gern nehme ich Ihr Angebot an. – Vielen Dank für Ihr Angebot. Wir haben uns jedoch für einen anderen Anbieter entschieden. – Leider können wir Ihrer Bitte nicht nachkommen, weil … |
| Nachfragen / erinnern | Ich möchte an meine E-Mail vom … erinnern. – Haben Sie meine Nachricht vom … erhalten? – Darf ich freundlich nachfragen, wie der Stand ist? – Bis wann können wir mit Ihrer Antwort rechnen? |
| Information geben / antworten | Gern beantworte ich Ihre Frage: … – Anbei erhalten Sie … / Im Anhang finden Sie … – Zu Ihren Fragen: 1. … 2. … – Ich habe Ihre Anfrage an die zuständige Kollegin weitergeleitet. |
| Um Unterlagen bitten | Für die weitere Bearbeitung benötige ich noch … – Bitte senden Sie mir … bis zum … zu. – Könnten Sie mir das unterschriebene Formular zurückschicken? |
| Sich entschuldigen | Bitte entschuldigen Sie die späte Antwort. – Es tut mir leid, dass es zu dieser Verzögerung gekommen ist. – Vielen Dank für Ihre Geduld. |
| Weiterleiten, zur Kenntnis | Zur Information leite ich Ihnen … weiter. – Zu Ihrer Kenntnis: … – Bitte übernehmen Sie die weitere Bearbeitung. |
| Abwesenheitsnotiz | Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum … nicht im Büro und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an … (E-Mail, Telefon). Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. |
Viele dieser Sätze leben von Nomen-Verb-Verbindungen (um Verständnis bitten, einer Bitte nachkommen, zur Kenntnis nehmen) und vom Nominalstil (zur Information, für die weitere Bearbeitung). Die höflichen Bitten und Absagen im Detail stehen unter Höflich bitten, ablehnen & widersprechen.
Drei Muster
Betreff: Terminverschiebung – Projektbesprechung am 12.03.
Guten Tag Frau Weber,
leider muss ich unsere Projektbesprechung am Donnerstag, dem 12. März, verschieben, da ich
kurzfristig zu einem Kundentermin muss.
Wäre es Ihnen möglich, den Termin auf Montag, den 16. März, um 14 Uhr zu verlegen? Falls das
nicht passt, schlagen Sie mir gern zwei Alternativen vor.
Ich bitte um Verständnis und danke Ihnen für Ihre Flexibilität.
Mit freundlichen Grüßen
Amir Haddad
Projektassistenz · Muster GmbH · Tel. 030 123456
Betreff: Nachfrage zu meiner Anfrage vom 02.03. – Angebot Bürostühle
Sehr geehrter Herr Schulz,
am 2. März habe ich Sie um ein Angebot für zwölf Bürostühle (Modell Ergo 3) gebeten. Bisher habe
ich leider keine Rückmeldung erhalten.
Da wir die Bestellung bis Ende des Monats auslösen möchten, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie
mir das Angebot bis Freitag, den 13. März, zusenden könnten.
Für Rückfragen erreichen Sie mich unter der unten stehenden Nummer.
Mit freundlichen Grüßen
Leyla Aydın
Einkauf · Muster GmbH · Tel. 030 123457
Betreff: AW: Unterlagen für die Einarbeitung
Hallo Thomas,
vielen Dank für die Unterlagen. Zwei kurze Fragen dazu:
1. Gilt die Checkliste auch für die Filiale in Spandau?
2. Wer ist Ansprechpartner für die Zugangsdaten?
Wenn du magst, klären wir das kurz beim Kaffee morgen.
Viele Grüße
Sara
Drei Register, derselbe Aufbau: Bezug, Anliegen, nächster Schritt, Gruß. Die formelle Beschwerde als vierten Typ finden Sie unter Beschwerde & Reklamation, die Bewerbungsmail unter Bewerbung auf Deutsch.
Abkürzungen und Konventionen
| Abkürzung | Bedeutung | Hinweis |
|---|---|---|
| AW: / Re: | Antwort | Wird automatisch gesetzt – nicht löschen, nicht stapeln |
| WG: / Fwd: | Weitergeleitet | Beim Weiterleiten einen eigenen Satz davorsetzen, warum |
| i. A. | im Auftrag – man schreibt für einen Vorgesetzten | Steht vor dem Namen in der Signatur |
| i. V. | in Vertretung – mit Vollmacht | Nur, wenn tatsächlich eine Vertretungsvollmacht besteht |
| z. Hd. | zu Händen – für eine bestimmte Person | Im Postbrief; in E-Mails selten |
| MfG / VG / LG | Mit freundlichen Grüßen / Viele Grüße / Liebe Grüße | Nur intern und unter Kollegen; nach außen ausschreiben – MfG wirkt lieblos |
| s. Anhang / anbei | siehe Anhang / beigefügt | Anhang benennen: Anbei die Rechnung als PDF. Dateiname sprechend wählen |
| CC / BCC | Kopie / Blindkopie | CC nur, wer wirklich informiert sein muss; BCC bei vielen Empfängern für den Datenschutz |
| ASAP, FYI | so schnell wie möglich / zur Information | In vielen Firmen üblich, nach außen besser deutsch: so bald wie möglich, zur Information |
Etikette im deutschen Büro
- Antwortzeit: innerhalb eines Arbeitstags, auch wenn die Antwort nur lautet: Vielen Dank, ich melde mich bis Freitag.
- Eine E-Mail, ein Thema: Zwei Anliegen sind zwei E-Mails – oder eine klare Nummerierung.
- Kürze ist Höflichkeit: Deutsche Geschäftsmails sind kurz. Was auf den ersten Blick knapp wirkt, ist Respekt vor der Zeit des Lesers.
- „Antwort an alle“ sparsam: nur, wenn alle die Antwort brauchen.
- Keine Emojis, keine Ausrufezeichen nach außen. Intern je nach Kultur.
- Korrekturlesen: Anrede (Name richtig geschrieben? Frau oder Herr?), Betreff, Anhang vorhanden – die drei häufigsten Pannen.
- Sie groß, du klein: In E-Mails wird Sie, Ihnen, Ihr immer großgeschrieben; du, dir, dein klein (Großschreibung ist erlaubt, aber unüblich). Siehe Groß- und Kleinschreibung.
- Rechtschreibung zählt: Mit freundlichen Grüßen mit ß, keine Leerzeichen in Komposita – siehe s, ss oder ß? und Getrennt- und Zusammenschreibung.
Typische Fehler – und was dagegen hilft
| Fehler | Richtig | Warum |
|---|---|---|
| Sehr geehrte Herr Weber | Sehr geehrter Herr Weber | Adjektivendung: -er bei Herr, -e bei Frau. |
| Sehr geehrte Frau Weber, Vielen Dank … | Sehr geehrte Frau Weber, vielen Dank … | Nach dem Komma der Anrede geht der Satz klein weiter. |
| Mit freundlichen Grüßen, | Mit freundlichen Grüßen | Kein Komma nach dem Gruß – das ist englische Konvention. |
| Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. | Weglassen; stattdessen Bezug: vielen Dank für Ihre Nachricht. | Wörtliche Übersetzung aus dem Englischen, im Deutschen unüblich. |
| Schicken Sie mir die Unterlagen. | Bitte senden Sie mir die Unterlagen zu. / Könnten Sie mir die Unterlagen zusenden? | Imperativ ohne bitte klingt wie ein Befehl. |
| Lieber Herr Weber beim Erstkontakt | Sehr geehrter Herr Weber | Lieber setzt Bekanntschaft voraus. |
| Hochachtungsvoll | Mit freundlichen Grüßen | Veraltet und distanziert; heute nur in Ausnahmefällen. |
| Kein Betreff / Betreff: Hallo | Betreff: Rückfrage zu Angebot 4711 | Ohne Betreff landet die Mail hinten – oder im Spam. |
| Bitte um schnelle Antwort!!! | Über eine Rückmeldung bis Freitag würde ich mich freuen. | Ausrufezeichen wirken fordernd; eine Frist ist höflicher und klarer. |
| ihre Unterlagen, ihnen | Ihre Unterlagen, Ihnen | Höflichkeitsform immer groß – sonst heißt es „von ihr“. |
| Drei Bildschirmseiten Text | Fünf bis acht Sätze; Details in den Anhang | Lange Mails werden überflogen – und das Anliegen übersehen. |
E-Mails in Prüfungen
Die berufsbezogene E-Mail ist Kern des Deutsch-Tests für den Beruf (DTB) auf B1 und B2: Anfrage, Terminabsprache, Antwort auf eine Kundenmail, Reklamation an einen Lieferanten. Auch in telc Deutsch B1/B2 Beruf und im Goethe-Zertifikat B2 (formelle Nachricht in Schreiben Teil 2) wird eine E-Mail nach Leitpunkten verlangt. Bewertet werden Vollständigkeit der Leitpunkte, Register, Aufbau und Korrektheit – dieselben Dinge, die im Büro zählen. Der allgemeine Rahmen des formellen Schreibens steht unter Briefe & E-Mails schreiben.
Was auf welcher Stufe erwartet wird
| Stufe | Erwartung |
|---|---|
| A2 | Kurze E-Mail nach Muster: Termin bestätigen, sich krankmelden, um Information bitten; Anrede und Gruß korrekt |
| B1 | Alle Standardanlässe mit Bezug, Anliegen und Schluss; Register formell/intern unterscheiden; Konjunktiv II für Bitten; Antwort auf einfache Kundenmails |
| B2 | Differenzierte Formulierungen, Nominalstil dosiert, Absagen und Nachfragen diplomatisch, Antworten auf Beschwerden, mehrere Punkte strukturiert; Abkürzungen und Konventionen sicher |
| C1 | Ton je nach Adressat und Beziehung feinjustieren, heikle Inhalte (Kündigung, Mahnung, Kritik) angemessen formulieren, im Namen der Firma schreiben (i. A.), Textbausteine für das Team erstellen |
So arbeiten wir im Unterricht daran
Die beste Übung sind Ihre eigenen E-Mails. Im Einzelunterricht bringen Sie mit, was Sie diese Woche schreiben müssen – anonymisiert, wenn nötig –, und wir arbeiten es durch: Betreff, Register, Aufbau, Formulierungen, Rechtschreibung. Dazu bauen wir Ihre persönliche Sammlung von Textbausteinen auf, die zu Ihrer Branche und Ihrer Position passen, und üben die schwierigen Fälle: die höfliche Erinnerung, die Absage an einen Kunden, die Antwort auf einen unfreundlichen Ton. Für den DTB trainieren wir die Leitpunkt-Aufgaben unter Zeit. Der Rahmen ist das Business-Deutsch; für Teams gibt es das als Firmenkurs.
Häufige Fragen
Wie beginne ich eine geschäftliche E-Mail auf Deutsch?
Mit einem konkreten Betreff, einer Anrede mit Komma – Sehr geehrte Frau Weber, beim Erstkontakt, Guten Tag Frau Weber, als neutrale Form, Hallo Thomas, intern – und einem ersten Satz, der klein beginnt und den Bezug herstellt: vielen Dank für Ihre Nachricht oder wie telefonisch besprochen, …
Formeln wie Ich hoffe, es geht Ihnen gut sind aus dem Englischen übersetzt und im deutschen Geschäftskontakt unüblich.
Wie beende ich eine geschäftliche E-Mail?
Mit einem Schlusssatz, der den nächsten Schritt nennt (Für Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung. / Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis Freitag.), dann Mit freundlichen Grüßen ohne Komma, Leerzeile, Name und Signatur.
Varianten: Freundliche Grüße (neutral), Beste Grüße (bei gutem Kontakt), Viele Grüße (intern). MfG nur unter Kollegen; Hochachtungsvoll ist veraltet.
Sehr geehrte oder Guten Tag – was ist richtig?
Beides. Sehr geehrte/r ist die klassische formelle Anrede und immer sicher – bei Behörden, Bewerbungen, Beschwerden und im Erstkontakt. Guten Tag Frau Weber, ist die modernere, neutrale Variante und in vielen Unternehmen Standard im laufenden Kontakt.
Liebe/r setzt eine bestehende Beziehung voraus, Hallo gehört nach innen oder in eine ausdrücklich lockere Firmenkultur.
Wie schreibe ich eine höfliche Erinnerung oder Nachfrage?
Sachlich, mit Bezug und Frist: Am 2. März habe ich Sie um … gebeten. Bisher habe ich leider keine Rückmeldung erhalten. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir … bis Freitag zusenden könnten. Der Konjunktiv II (wäre, könnten) hält den Ton höflich, die Frist macht ihn klar.
Keine Vorwürfe, keine Ausrufezeichen. Wer den Grund für die Eile nennt (da wir die Bestellung bis Monatsende auslösen möchten), bekommt schneller eine Antwort.
Was sind die häufigsten Fehler von Nicht-Muttersprachlern in E-Mails?
Die Adjektivendung in der Anrede (Sehr geehrte Herr statt geehrter), Großschreibung nach der Anrede, ein Komma nach Mit freundlichen Grüßen, die kleingeschriebene Höflichkeitsform (ihre statt Ihre), Imperative ohne bitte und ins Deutsche übersetzte englische Floskeln.
Dazu kommen Betreffzeilen ohne Inhalt und zu lange Texte. Ein kurzer Check vor dem Senden – Anrede, Betreff, Gruß, Anhang – fängt das meiste ab.
Preise
Einzelunterricht
45 € / 60 Min.100 % individuell · alle Niveaus
Kleingruppe
30 € / Person · 60 Min.2–3 Personen · kommunikativ
Prüfungsvorbereitung
50 € / 60 Min.Einzelcoaching · alle Formate
10er-Pakete mit Rabatt gibt es auf Anfrage, das Erstgespräch ist kostenlos. Alle Preise unter Was kostet ein Deutschkurs?
E-Mails, die im Büro nicht auffallen – außer positiv
Im Business-Deutsch arbeiten wir mit Ihren echten E-Mails: Register, Aufbau, Formulierungen, Rechtschreibung – und Sie bekommen Ihre persönliche Sammlung von Textbausteinen. Das Erstgespräch ist kostenlos.
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